21 tips til at spare på udskrivningsomkostninger, som producenterne aldrig vil afsløre!

TIP 1: Udskriv kun det, der virkelig er nødvendigt.

I dagligdagen bemærker man, at selvom næsten alle har en smartphone og adgang til en computer, bliver der stadig udskrevet rigtig meget. Hvorfor er det sådan? For mange mennesker er papir mere læsbart og behageligt end indhold på skærmen. Udskrevne dokumenter er nemmere at rette, markere osv., og at dele videre. Udskrifter er noget fysisk: de kan ikke gå ned eller forsvinde. Datatab sker kun ved brand eller vandskade. Udskrevne dokumenter, såsom kontrakter, virker mere bindende. Vi føler os mere trygge med dem. Digital signatur eller backup? Ofte er der usikkerhed og uenighed om de lovmæssige opbevaringsfrister for skattemæssigt relevante dokumenter. Af sikkerhedsmæssige grunde bliver alt derfor udskrevet og arkiveret. Overvej, om det enkelte dokument virkelig skal udskrives. E-mails, dokumenter osv., som ikke er vigtige, behøver ikke at blive udskrevet. Det er bedre at forbedre ergonomien på din arbejdsplads (f.eks. ved at købe en bedre skærm eller indstille dit e-mailprogram optimalt ved at justere skriftstørrelsen).

TIP 2: Udskift ikke blækpatroner og tonere straks ved første advarsel.

Du kender sikkert fornemmelsen: du har lige skiftet blækpatronen, og straks kommer beskeden igen om, at blækniveauet er lavt, og at du straks skal skifte patronen. Bare fordi blækpatronen er næsten tom, behøver den ikke at blive udskiftet med det samme. Det er bedst at bestille en ny blækpatron nu og vente, indtil den nuværende patron virkelig er tom. Med tonerpatroner kan du også prøve et andet trick: Tag toneren ud og ryst den forsigtigt et par gange vandret frem og tilbage. Dette fordeler tonerpulveret indeni patronen, og du kan som regel udskrive fejlfrit lidt længere.

Tip: Sådan skifter du en toner

TIP 3: Køb kun blækpatroner og tonere med høj kapacitet.

Mange blækpatroner og tonere tilbydes i flere varianter. Der findes både almindelige patroner og tonere med høj kapacitet, også kendt som XL eller HC (High Capacity) varianter. Ved at vælge blækpatroner og tonere med høj kapacitet kan du i mange tilfælde reducere dine udskrivningsomkostninger pr. side betydeligt.

Generelt gælder: Jo højere kapacitet en patron eller toner har, desto lavere er omkostningerne pr. side. Du bør altid sammenligne. Du bør også overveje dit individuelle udskriftsmønster. Udskriver du meget, er XL-patroner og tonere med høj kapacitet det rigtige valg for dig. Udskriver du derimod sjældnere og bruger en inkjetprinter i stedet for en laserprinter, er der risiko for, at store blækpatroner tørrer ud.

Særligt for storforbrugere er sådanne blækpatroner og tonere værdifulde. Brugere, der udskriver mindre, bør hellere investere i en økonomipakke med flere patroner. Tonere kan dog ikke tørre ud.

TIP 4: Køb multipakker eller dobbeltpakker.

Mange blækpatroner og tonere tilbydes også i såkaldte multipakker, valuepacks, promopakker, dobbeltpakker eller endda firepakker. Dette gælder for både originale og alternative produkter. Når du køber tonere og blækpatroner i et sæt, kan du spare mellem 10 og 30 procent sammenlignet med at købe dem enkeltvis. Samtidig kan du have en praktisk lagerbeholdning, så du ikke længere bliver overrasket over tomme patroner og tonere.

TIP 5: Køb kompatible tonere og blækpatroner.

Blækpatroner, tonere, bildetromler, farvebånd – det behøver ikke altid at være originalt! Du vil se i vores webshop, at vi også tilbyder billigere alternativer fra tredjepartsleverandører til mange produkter. Ofte udmærker disse kompatible tonere sig ved en betydelig besparelse sammenlignet med de originale produkter fra producenten. Også de alternative, kompatible produkter gennemgår adskillige kvalitetskontroller og er fremstillet efter industristandarder, så de fungerer problemfrit med dit udstyr. Prisen er et uovertruffent argument her. Vi anbefaler gerne vores kunder: Hvis udskrifterne og kopierne virkelig skal have den allerbedste kvalitet, fordi de skal bruges til kunder og forretningspartnere, så vælg de originale produkter. Hvis udskrifterne og kopierne kun skal bruges internt og i kort tid, er de alternative blæk og tonere en god løsning.

TIP 6: Køb dit printertilbehør online.

Køb af blæk og tonere online er mellem 10 og 30 procent billigere end i butikken. Besparelsen er så stor, at selv forsendelsesomkostninger ikke længere betyder noget. Samtidig har du her den perfekte prissammenligning og ser hurtigt, hvilket produkt der er det billigste alternativ for dig. Desuden kan vi tilbyde mange produkter eller produktvarianter, som en almindelig butik ikke fører på grund af pladsmangel.

TIP 7: Køb tonere og blækpatroner i reserve.

En stillestående printer eller en ikke-fungerende kopimaskine kan i mange virksomheder føre til betydelige forsinkelser og i værste fald også til tab. Du bør altid have overblik over, hvor meget blæk eller toner du har tilbage til dine enheder på lager. Når printeren eller kopimaskinen første gang advarer om lavt blækniveau eller en tom toner, bør du bestille nye forsyninger. Og når du alligevel er i gang, hvorfor så ikke købe flere patroner og tonere med det samme? På den måde kan du drage fordel af multipakker, og for de fleste produkter tilbyder vi allerede mængderabat fra 2 stk., så du i hvert fald kan spare ved køb af en større beholdning. En klog lagerstyring bidrager således til en uafbrudt og problemfri forretningsdrift. Med tonere behøver du ikke at bekymre dig om holdbarheden, da de er fyldt med tørt pulver og ikke med væske, så de kan ikke tørre ud. Blækpatroner kan dog tørre ud ved forkert opbevaring. Det er derfor bedst at opbevare dem i skyggen ved stuetemperatur eller lidt køligere. Du bør også lade patronerne blive i den originale emballage, som oftest er en gennemsigtig folie eller en lysbeskyttende alupose. Emballagen beskytter blækket mod fordampning og udtørring.

Mere information: Sådan opbevarer du printertilbehør korrekt.

TIP 8: Udskriv i kladde-tilstand.

Din printer og kopimaskine har som regel forskellige udskriftsindstillinger, som gør det muligt for dig næsten ubemærket at spare blæk og toner. Udskriv f.eks. i kladdekvalitet i stedet for præsentationskvalitet. Ved at udskrive i kladdekvalitet bruger printeren mindre blæk. I nogle tilfælde har du også mulighed for at lave prøvetryk med lavere opløsning. Ved at indstille en af disse tilstande vil udskriftsresultatet blive mindre kraftigt, da printeren eller kopimaskinen simpelthen bruger mindre blæk eller toner. Denne indstilling kan du med fordel bruge til prøvetryk eller interne dokumenter. Hvis du både har brug for udskrifter i høj kvalitet og arbejdsdokumenter, anbefales det at oprette flere udskriftsprofiler, hvor de relevante indstillinger er gemt. Du finder de tilsvarende instruktioner i din brugervejledning.

TIP 9: Udskriv billigere med bestemte skrifttyper.

Skrifttyper med brede bogstaver, tykke linjer, mange krøller og seriffer bruger mere blæk og toner end simple skrifttyper. Du kan reducere dine udskrivningsomkostninger med op til 30 % ved at vælge den rigtige skrifttype. Sparsomme skrifttyper inkluderer "Century Gothic" og "Garamond", som findes som standard i de fleste tekstbehandlingsprogrammer. Top 3 skrifttyper, du bør undgå, fordi de bruger særligt meget blæk og toner, er:

• 1. Arial
• 2. Trebuchet
• 3. Tahoma

Mindre skriftstørrelser sparer også papir og blæk. Du kan f.eks. reducere skriftstørrelsen til et niveau, der stadig er behageligt for dig at læse, før du udskriver. På denne måde kan du få mere indhold på en side og dermed spare toner, blæk og eventuelt endda papir.

TIP 10: Udskriv farvet eller monokromt.

Hvis du vil spare på farve, skal du udskrive i sort-hvid. Det virker oplagt. Så overvej, om det virkelig altid er nødvendigt med farveudskrifter. Der er en grund til, at farvekopier i kopibutikken er mange gange dyrere end enkle sort-hvide kopier. Farvepatroner er normalt dyrere end sorte patroner. Men hvad med gråtoner? Mange printere og kopimaskiner tilbyder denne mulighed. Men kan man virkelig spare på den måde? Desværre ikke – mange printere bruger farver til at skabe gråtoner. Grå printes som regel ikke med sort blæk alene, men dannes ud fra alle farverne. Og det er præcis det, du vil undgå.

TIP 11: Sluk printeren korrekt.

Allerede fra starten: Du bør ikke slukke din inkjetprinter ved hjælp af stikkontakten. Disse enheder bruger meget lidt strøm. Men hvis de helt afbrydes fra strømforsyningen, vil de installere sig selv igen ved genstart. Dette kan medføre, at printerhovederne skylles med blæk, hvilket resulterer i meget dyrt blækforbrug.

Laserprintere derimod bruger relativt meget strøm i standby-tilstand. Til gengæld har de normalt en rigtig afbryder, der fuldstændigt afbryder dem fra nettet og ikke lader dem stå i standby-tilstand. Derfor gælder det for laserprintere og kopimaskiner: Sluk dem!

Og det, der gælder for printere, gælder også for køleskabe og vaskemaskiner: Vær opmærksom på energieffektivitet, når du køber!

TIP 12: Køb en ny printer.

Er patronerne eller tonerne til enheden meget dyre? Og har du måske brugt udstyret i lang tid? Så kan det være en god idé at investere i et moderne apparat, hvor forbrugsmaterialerne er billigere. I dette tilfælde kan investeringsomkostningerne til en ny inkjetprinter eller lille apparat hurtigt være tjent hjem efter blot nogle få patronudskiftninger. Samtidig kan det ske, at ældre enheder ikke længere producerer toner og blæk efter en periode. Så kan nyindkøb af toner eller blæk ikke kun være særligt kompliceret, men endda ekstra dyrt.

TIP 13: Billige printere har høje driftsomkostninger.

Når du starter en virksomhed eller bliver selvstændig, står du logisk set over for en masse omkostninger til den første udstyrsinvestering, så virksomheden overhovedet kan begynde. Selvom omkostningspresset i øjeblikket er højt, bør du ikke spare det forkerte sted. Billige printere kan være billigere i anskaffelse, men har ofte særligt høje driftsomkostninger. For producenter tjener ikke penge på salget af printeren eller kopimaskinen, men på salget af forbrugsmaterialerne. Blæk og toner er så ofte uventet dyre, og især nystartede virksomheder, unge iværksættere samt små og mellemstore virksomheder har ofte et særligt højt printbehov, da de har brug for mange dokumenter såsom flyers og reklamebreve til kundeanskaffelse. Hvis du forventer et højt printbehov, er det for eksempel en dårlig idé at vælge billige inkjetprintere, hvis rækkevidde og ydeevne ofte er begrænsede. Informer dig selv på forhånd om, hvor dyre blækpatronerne og tonerne er til enheden, om der eventuelt findes alternative produkter, og overvej, hvor meget og hvad du cirka vil udskrive.

TIP 14: Blækprintere med enkeltpatroner.

De fleste professionelle inkjetapparater har separate patroner til de forskellige farver. Mindre professionelle enheder til hjemmebrug er udstyret med såkaldte kombipatroner, der indeholder alle farver (dvs. gul, magenta og cyan) i én enkelt patron. Kombipatroner er velegnede til brugere, der sjældent eller lidt udskriver. Men hvis du udskriver meget og ofte, anbefales det fra begyndelsen at købe en printer, der bruger separate farvepatroner for at holde omkostningerne nede. Hvis f.eks. én enkelt farvepatron er tom, skal kun denne udskiftes, mens du stadig kan bruge de andre farver.

Udskriver og kopierer du udelukkende dokumenter, tekster eller interne dokumenter? Så bør du overveje en monoprinter eller kopimaskine. Disse enheder bruger udelukkende sort blæk eller toner, hvilket betyder, at de kun producerer sort-hvide kopier og sort-hvide udskrifter. Dette har flere fordele: ofte findes der særligt store patroner med enorme rækkevidder, fordi der er tilstrækkelig plads i enhederne. Og ubrugte farvepatroner kan heller ikke give dig problemer.

TIP 15: Skift papirtype for at reducere omkostningerne.

At papirspild ikke er godt for dit budget, har vi forhåbentlig allerede gjort klart. Samtidig bør du dog også være opmærksom på kvaliteten af papiret. Billigt papir har ofte en høj sugekraft, så unødvendigt meget blæk forbruges. Til de fleste anvendelser er almindeligt printerpapir med en tykkelse på 80 gram pr. kvadratmeter tilstrækkeligt. Når papiret bliver tykkere og af højere kvalitet, stiger prisen også. Vigtige forretningsdokumenter eller præsentationer ser bedre ud på papir, der er 100 gram pr. kvadratmeter. Og til fotoprints findes der selvfølgelig specielt fotopapir. Du kan også gøre noget godt for miljøet ved at bruge genbrugspapir, som nogle gange endda kan være billigere end rent hvidt papir. Hvis du har flere kopimaskiner i virksomheden, hvorfor så ikke udstyre én printer med dyrt hvidt papir og en anden med rent genbrugspapir til interne dokumenter?

Her er to andre råd: Ru og fnuggende papir efterlader fibre i enheden, hvilket øger slid. Sørg derfor for at bruge godt papir. Brug også lukkede papirbakker. Printere har ofte en øvre og en nedre papirindføring. Hvis papirbakken er åben, kan papiret blive støvet. Under udskrivning kommer snavs og støv derefter ind i printerens indre. Dette kan også øge slid og i værste fald tilstoppe printerhovederne.

TIP 16: Udskriv dobbeltsidet.

Papir er dyrt; kvalitets papir er endnu dyrere. Og papirspild er dyrt for miljøet. Du kender det: du går hen til kopimaskinen eller printeren på dit kontor eller din virksomhed, og før du overhovedet kan få fat i dine dokumenter, skal du først fylde papir, fordi kolleger har udskrevet papirbakkerne tomme. Det er godt, hvis papirbeholdningen opbevares i nærheden af enheden, men hvad nu hvis ikke? Genopfyldning af papirbakker er på lang sigt uundgåeligt, men intervallerne kan forlænges. Første mulighed: Prøv i dine printerindstillinger muligheden "Udskriv flere sider på én side." På den måde bliver to A4-sider hurtigt til én. En lignende funktion er zoomfunktionen på din kopimaskine. Hvis zoom står på ca. 70 % (bemærk de individuelle specifikationer for din kopimaskine), reduceres to sideordnede A4-sider til én A4-side. Anden mulighed: Kender du til duplexfunktion? Denne funktion, som primært findes på kopimaskiner, sørger for, at både for- og bagsiden af det indsatte papir udskrives. Det er en smart måde at halvere papirforbruget på og spare plads på kontoret.

TIP 17: Smart sideinddeling.

Har du lige udskrevet de 100 sider lange PDF-dokument for at læse det bekvemt på farten? Eller kopieret det seneste handout eller referat uden at se dokumentet igennem på forhånd? Nu sidder du der og ser, at du har udskrevet alt for mange sider, og dermed spildt papir, blæk eller toner. Et hurtigt kig gennem et dokument, f.eks. via forhåndsvisning eller sidevisning, kan effektivt undgå spild og affald.

Med funktionen "Sider fra-til" kan du indstille, hvilke sider der skal udskrives. Spring tomme sider eller sider med unødvendige billeder over. Ofte er forside et stort blækspild. Også fodnoter, som ofte gemmer sig i slutningen af et dokument, og som man ikke straks har brug for, kan udelukkes fra udskrift. Det sparer blæk eller toner samt papir.

Du kan også udskrive flere sider på ét ark. Din printer og kopimaskine tilbyder dig de rette indstillinger i menuen. Dette sparer også væsentligt på blæk og papir.

Luk også dækslet på kopimaskinen, når du kopierer, så der ikke spildes store mængder toner på at udskrive sorte områder. Eller endnu bedre, prøv zoomfunktionen på din kopimaskine, så undgår du sorte kantstriber og sparer toner. Samtidig er de lidt større kopierede dokumenter lettere at læse.

TIP 18: Brug forhåndsvisninger og Word til at spare på udskrivningsomkostninger.

Når du bruger udskriftsprogrammet fra din browser, får du næsten altid en forhåndsvisning af de sider, der skal udskrives. Ofte befinder teksten eller billedet, som du finder vigtigt, sig kun på nogle få af siderne, mens reklamer, bannere, sidehoveder (header) eller sidefødder (footer) optager yderligere sider. Se, hvilke sider du virkelig ønsker at udskrive, og angiv dem som "valgte sider", så printeren kun udskriver disse sider. Nogle sider tilbyder på forhånd særlige udskriftsvisninger, hvor designelementer eller farver er fjernet. Disse findes ofte direkte på siden via et lille printerikon. På denne måde skjules grafiske elementer, og den udskrevne indhold reduceres til teksten, så du kan skåne dine blækpatroner eller toner. Hvis du kun vil udskrive teksten fra en bestemt side, behøver du ikke at gøre det direkte fra browseren. Kopier teksten, indsæt den i Word, og fjern unødvendige formateringer efter eget ønske. Du kan f.eks. også vælge en mindre skriftstørrelse. Dermed har du igen brug for mindre blæk eller toner til udskrift.

TIP 19: Reducer omkostningerne ved fotoudskrivning.

De store producenter, som HP og Canon, har i mange år solgt printere, der er særligt velegnede til fotos. Til det kræves der normalt specielt fotopapir. Med de rette overvejelser kan du også her spare blæk. Først skal du overveje, at ved udskrivning af fotos er billedskarphed og farvedybde vigtige kriterier. Højkvalitets inkjetpapir har en glat overflade og kun en lav sugeevne, så der bruges mindre blæk. Vælg derfor altid, hvilken type papir du har isat i dine printerindstillinger, så der automatisk bruges mindre blæk ved udskrivning. Hvis der påføres for meget blæk på papiret, skaber det ikke nødvendigvis mere dybde og skarphed, men forlænger blot tørretiden og kan føre til udtværinger. Smukke fotoaftryk opnås bedst ved en kombination af høj kvalitet og helst træfrit fotopapir og de rigtige printerindstillinger, hvor du vælger indstillingen for fotoudskrivning med lavt blækforbrug.

TIP 20: Modtag faxer via computer.

Har du eller din virksomhed stadig en faxmaskine? Kan du i din virksomhed (endnu) ikke undvære faxen? Desværre er det ofte sådan, at man via fax kun modtager enkle bekræftelser eller endda uønsket reklame. Faxmaskinen udskriver alt – ufiltreret – uanset om du ønsker det eller ej. Det er bedre at indstille din computer og telefonforbindelse, så faxer først kommer ind i din e-mailindbakke, før de udskrives. Så har du valget om at bestemme, hvad der skal udskrives, og hvad der skal slettes direkte. Denne procedure kan selvfølgelig også anvendes til at sende faxer. Så behøver ingen medarbejder at vente flere minutter på overførslen af en fax. At sende faxer er dermed ikke meget sværere end at sende en e-mail med vedhæftet fil.

TIP 21: Udskriv selv i stedet for at lade det gøre.

At have en egen printer eller kopimaskine har åbenlyse fordele. Næsten intet kontor eller hjem kan i dag undvære eget udstyr. Også farve- og fotoaftryk er nu blevet så nemme og overkommelige, at det ofte er billigere og lettere at udføre dem direkte på stedet end i en specialbutik.

Hvis du dog arbejder inden for arkitektur, konstruktionsplanlægning eller maskinteknik, skal du ofte udskrive planer eller kort, som standardudstyr ikke kan håndtere. Selv printere og kopimaskiner, der tilbyder A3-format, kan så være for små. Så er der som regel ikke andet at gøre end at gå til en kopibutik eller trykkeri, hvilket kan være ret dyrt. Hvis du regelmæssigt, måske flere gange om ugen, befinder dig i en kopibutik, bør du også overveje at anskaffe en plotter. Med disse storformatsprintere, såsom Riso, OCÉ, Canon eller HP, kan du selv udskrive planer og kort. Her hos os finder du også de rigtige patroner til din plotter. Du kan allerede på vores hjemmeside se, hvor meget de forskellige patroner koster.